5 sai lầm phổ biến trong quản lý tiến độ công việc tại doanh nghiệp

1. Không lập kế hoạch thực hiện công việc/dự án

Trong thực tế, các doanh nghiệp thường quản lý tiến độ làm việc của nhân viên hàng ngày và các sự việc/dự án mang tính chất thời vụ.

Đối với quản lý tiến độ công việc nhân viên:

• Cấp trên không có kế hoạch và lộ trình giám sát, theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên. Tại nhiều doanh nghiệp, cấp quản lý có nhiều việc cần giải quyết thường quên đi việc kiểm tra công việc của nhân viên đã thực hiện. Nếu có thì tần suất cũng rất ít, khiến nhân viên ỷ lại, đến sát hạn hoàn thành mới gấp rút thực hiện. Hậu quả: Dự án có thể bị kéo dài tiến độ, nhân viên hình thành sức ì, không tự giác trong việc được giao
• Nhân viên không chủ động lên kế hoạch làm việc cá nhân để làm việc theo lộ trình đã đề ra, chỉ khi bị cấp trên hỏi đến, nhắc nhở mới thực hiện.

Đối với dự án/công việc cần sự phối hợp của các cá nhân từ nhiều bộ phận:

Doanh nghiệp không lên kế hoạch tổng thể và chi tiết để thực hiện công việc. Tại nhiều doanh nghiệp nhỏ, sau khi nhận việc thường chỉ định luôn người làm mà không vạch ra lộ trình, kết quả mong muốn, thời hạn hoàn thành cho từng đầu việc mà một bản kế hoạch cần phải có. Điều này dẫn đến thực trạng làm việc chồng chéo, người làm nhiều người làm ít. Công việc chưa cấp thiết lại được thực hiện trước. Nhân viên thấy việc dễ làm trước, việc khó bỏ lại sau cùng

2. Giao việc không đúng người, đúng vị trí

Giao việc không đúng người, đúng vị trí cũng là sai lầm thường thấy tại doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp có nhiều bộ phận, nhiều cấp quản lý, ban lãnh đạo có thể giao việc cho người không thuộc bộ phận chuyên môn. Thậm chí, nếu giao đúng người đúng việc, nhưng người đó lại phải phụ trách quá nhiều đầu việc trong khoảng thời gian ngắn.

Tình trạng này nghe có vẻ vô lý, nhưng hãy thử nhìn lại những gì doanh nghiệp bạn từng làm. Có từng phân công một nhân viên nhân sự viết bài truyền thông giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp? Có từng để một nhân viên phân tích dữ liệu đi nghiên cứu thị trường và đối thủ xem họ đang bán gì, bán như thế nào?…

Giao việc không đúng người, đúng khả năng của họ tiềm ân rủi ro rất lớn đến kết quả công việc cuối cùng. Chính vì thế, doanh nghiệp nên xem lại mình có mắc phải sai lầm kể trên. Nếu có, hãy điều chỉnh kịp thời để tối ưu hiệu quả của toàn bộ dự án.

3, Thiếu chặt chẽ trong theo dõi và quản lý tiến độ công việc

Trong số những sai lầm mắc phải, việc quản lý dự án và theo dõi tiến độ công việc được nhiều doanh nghiệp thực hiện thủ công nhưng lại không được đầu tư thời gian đúng mức. Thực tế ấy dẫn đến những sai sót không mong muốn, dữ liệu thiếu chính xác và chặt chẽ.

Chẳng hạn, để biết tiến độ của toàn dự án, trưởng dự án chỉ nghe cấp dưới báo cáo tiến độ hoàn thành 50%, nhưng không kiểm tra thực tế nhân viên có thực hiện đúng như báo cáo hay không. Thậm chí có những đầu việc phát sinh không được kiểm soát, nhầm lẫn không rõ đã được giao việc cho ai thực hiện hay chưa. Thiếu chặt chẽ khi theo dõi tiến độ là nguyên nhân tất yếu khiến công việc bị kéo dài thời hạn.

Ngoài ra, khi không chặt chẽ trong việc giám sát và theo dõi tiến độ, doanh nghiệp sẽ không thể điều chỉnh nhân sự, chi phí phù hợp với thực tế để tối ưu được hiệu quả sử dụng nguồn lực.

4. Sắp xếp công việc không theo thứ tự ưu tiên

Để nói về những sai lầm mắc phải ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án hay công việc, sắp xếp công việc không theo thứ tự ưu tiên dễ thấy và thường gặp nhất ở cả cá nhân hay làm việc theo đội nhóm.

• Việc không quan trọng thực hiện trước
• Việc chưa tới hạn hoàn thành trước
• Việc dễ làm trước

5. Không thực hiện đánh giá năng suất nhân viên sau mỗi dự án hoàn thành

Khoảng 30% doanh nghiệp thực hiện đánh giá năng suất và khen thưởng nhân viên sau mỗi dự án kết thúc. Nhưng có đến 70% doanh nghiệp không đánh giá lại mức độ hoàn thành, năng suất làm việc của từng nhân viên sau mỗi dự án hoàn thiện. Sự bỏ qua này khiến doanh nghiệp rất có thể mất đi những nhân tài hoặc sai lầm trong những dự án trong tương lai. Cụ thể là:

• Nhân viên không được đánh giá đúng trình độ và có mức lương thưởng đúng với năng lực. Nhiều người có thể rời bỏ công ty sau những dự án không được ghi nhận đúng sự đóng góp của bản thân
• Dễ phân bổ công việc không đúng người, đúng khả năng trong những dự án/công việc trong tương lai